ឯកសារអេឡិចត្រូនិប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រង (EDMS) ដែលលក្ខណៈពិសេសនិងអនុសាសន៍

រហូតមកដល់ប៉ុន្មានឆ្នាំកន្លងមកអំពីប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងអេឡិចត្រូនិត្រូវបានឯកសារដើម្បីជាសំដៅអនាគតមួយភ្លឺស្វាង។ សព្វថ្ងៃនេះពួកគេត្រូវបានគេប្រើយ៉ាងទូលំទូលាយនៅក្នុងសហគ្រាសឯកជននិងសាធារណៈ។ ប៉ុន្តែអ្វីដែលសំខាន់បំផុតដែលតម្រូវការកំពុងរីកលូតលាស់នៅក្នុង SED នេះ។ ជាប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងឯកសារអេឡិចត្រូនិអ្វីនិងរបៀបដែលវាធ្វើការសូមពិចារណាគំរូរបស់ប្រព័ន្ធរុស្ស៊ីបច្ចុប្បន្ន។

លក្ខណៈ

ដើម្បីយល់កាន់តែច្បាស់អំពីរបៀបដែលកម្មវិធី EDS, អ្នកចាំបាច់ត្រូវពិចារណាមូលដ្ឋានគំនិតនិងគោលបំណង។ គឺជាកត្តាសំខាន់ដែលកំណត់ជម្រើសនៃប្រព័ន្ធមួយឬមួយផ្សេងទៀត។

ប្រសិនបើអង្គការនេះអាចប្រតិបត្តិការក្នុងការត្រួតពិនិត្យជាផ្លូវការមួយតម្រូវការនៅក្នុងឯកសារនេះទេ។ ជាមួយនឹងវត្តមាននៃដំណើរការអាជីវកម្មនេះគឺមានតម្រូវការសម្រាប់យន្តការត្រួតពិនិត្យដោយមានជំនួយពីឯកសារដែលបានបញ្ជាឱ្យនេះ។ ប្រសិនបើអ្នកមិនចូលរួមក្នុងប្រតិបត្តិការក្នុងលក្ខណៈទាន់ពេលវេលាមួយពួកគេនឹងចាប់ផ្តើមសាងសង់ឡើងនិងទទួលបានបាត់បង់។

ជម្រើសក្រុមហ៊ុនអាកាសចរណ៍ក្រដាសមួយគម្រោងការផ្ទុកឯកសារពិសេសនៅលើម៉ាស៊ីនបម្រើ។ ប៉ុន្តែវាធ្វើការសម្រាប់រយៈពេលយូរ។ ជាមួយនឹងការកើនឡើងភាគនៃកំណើនតម្រូវការធ្វើសមកាលកម្មនិងការផ្ទុកព។

វាមានបញ្ហាមួយគឺ: តើត្រូវប្រើដើម្បីទុកក្រដាសចាស់ឬ SED ។ អ្វីដែលត្រូវបានអាចត្រូវបានទទួលសំខាន់ប្រព័ន្ធអេឡិចត្រូនិតាមរយៈ? កែលម្អប្រសិទ្ធភាពនៃអង្គការនេះ។

ផលប៉ះពាល់សេដ្ឋកិច្ច

ប្រសិទ្ធភាពប្រតិបត្តិការអាចត្រូវបានកើនឡើងនៅក្នុងវិធីពីរយ៉ាង: កាត់បន្ថយការចំណាយឬបង្កើនលទ្ធផល។ ឯកសារ DMS អាចសម្រេចបានគ្រាប់បាល់ពីរគ្រាប់ក្នុងពេលតែមួយ។ នោះគឺជាសេចក្តីណែនាំនៃប្រព័ន្ធនេះអនុញ្ញាតឱ្យអង្គការមួយក្នុងការចំណាយតិចប៉ុន្តែទទួលបានប្រាក់បន្ថែមទៀត។

កាត់បន្ថយការចំណាយត្រូវបានអនុវត្តដោយកាត់បន្ថយការចំណាយលើក្រដាស, ពេលវេលាចំណាយ, បង្កើនល្បឿនការផ្លាស់ប្តូរព, ការផ្លាស់ប្តូរវប្បធម៍របស់ក្រុមហ៊ុន។

ដើម្បីវាយតម្លៃប្រសិទ្ធិភាពនៃការដែលផ្តល់នូវកម្មវិធី EDS, អ្នកត្រូវការដើម្បីគណនាតម្លៃនៃការធ្វើការងារនៅលើការរចនានៃឯកសារក្រដាស។ ក្រុមហ៊ុនប្រឹក្សាយោបល់បានប៉ាន់ប្រមាណថាប្រតិបត្តិការបែបនេះកាន់កាប់ 20% នៃពេលវេលា។ ប្រព័ន្ធការិយាធិបតេយ្យរុស្ស៊ីនេះ, វាត្រូវចំណាយពេលច្រើនជាងដែល - 60% នៃពេលវេលា។ សេចក្តីណែនាំនៃការ SED នេះនឹងកាត់បន្ថយការចំណាយទាំងនេះយ៉ាងហោចណាស់ 10 ដង។

ការគ្រប់គ្រងនិងការគ្រប់គ្រងឯកសារការិយាល័យ

លក្ខខណ្ឌទាំងពីរនេះត្រូវបានតភ្ជាប់។ បំពេញក្រដាសស្នាម - ពាក្យមួយដែលសំដៅទៅលើសំណុំផ្លូវការនៃច្បាប់ដើម្បីធ្វើការជាមួយឯកសារមួយ។ ប្រព័ន្ធ EDS មួយចំនួនអាចត្រូវបានលៃតម្រូវនៅក្រោមច្បាប់នៃការិយាល័យ, ប៉ុន្តែមានប្រព័ន្ធអ្នកដែលនៅលើមូលដ្ឋាននៃការបំពេញក្រដាសស្នាមដែលបានបង្កើតឡើងរួចទៅហើយ។

ឯកសារនេះគឺជាអង្គមួយនៃពផ្ទុកនៅក្នុង EDS នេះ។ លំហូរការងារត្រូវបានបង្កើតពីប្រភពជាច្រើន: ប្រព័ន្ធផ្សេងទៀត, កម្មវិធី, អ៊ីម៉ែល, ប៉ុន្តែជាដំបូងនិងសំខាន់ - ពីក្រដាសស្កេន។ ដូច្នេះម៉ាស៊ីនស្កេននិងឧបករណ៍ផ្សេងទៀតគឺជាផ្នែកមួយនៃ SED នេះ។ ហាងប្រព័ន្ធឯកសារទាំងអស់នេះគឺជាប្រវត្តិសាស្រ្តរបស់ពួកគេផ្ដល់នូវការសម្រាប់អង្គការនៃចលនានេះបានអនុវត្ដជាមួយពួកគេដំណើរការអាជីវកម្ម។

បែបនេះនៅក្នុងមូលដ្ឋានមួយគឺការសម្រេចចិត្តនេះ, គោលបំណងនិងគោលបំណងនៃការ EDS នេះ។ តាមរយៈពួកគេនិងដោយការគ្រប់គ្រងអង្គការ។ ឯកសារណាមួយបានផ្គត់ផ្គង់ដោយ "ជំនួយ" ។ កំណត់វាលនៅលើសំណុំបែបបទនោះគឺអាស្រ័យលើប្រភេទនៃឯកសារ។ ពប្រព័ន្ធនេះត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងមូលដ្ឋានទិន្នន័យមួយសម្រាប់វាលគ្នានៃកាត។

មុខងារនិងភារកិច្ចរបស់ SED នេះ

កម្មវិធីគ្រប់គ្រងឯកសារត្រូវបានរចនាឡើងដើម្បីដោះស្រាយបញ្ហាទាំងនេះ:

• ប្រព័ន្ធនៃការធ្វើការងារជាមួយឯកសារ។
• ការបង្កើតឯកសារមួយពីពុម្ពដែលមានផ្ទុកចុះឈ្មោះ;
• ស្វ័យប្រវត្តិកម្មនៃគណនេយ្យ;
• ចំណាត់ថ្នាក់នៃឯកសារ។

សូមឱ្យយើងពិនិត្យមើលយ៉ាងដិតដល់មុខងារ SED ។ កម្មវិធីគ្រប់គ្រងឯកសារត្រូវបានប្រើដើម្បី:

• បង្កើតកាត។
• ការបង្កើតអត្ថបទរបស់ឯកសារនេះ;
• រក្សាទុកទិន្នន័យនៅក្នុងទ្រង់ទ្រាយ PDF ឬពាក្យ ms;
• ការត្រួតពិនិត្យការចូលដំណើរការអ្នកប្រើសិទ្ធិ!
• ការបង្កើតផ្លូវ;
• ឯកសារត្រួតពិនិត្យចរាចរណ៍;
• ផ្ញើការជូនដំណឹង, ការរំលឹក;
• ការកាប់ឈើ, សៀវភៅឯកសារយោង, ការផ្សព្វផ្សាយចំរុះ;
• ការបង្កើតនៃសេចក្ដីណែនាំ;
• ស្វែងរកនិងការចុះហត្ថលេខានៃឯកសារ;
• របាយការណ៍ទូទៅ។

ចំពោះលក្ខណៈពិសេសប្រព័ន្ធទូលាយរួមមាន:

• ការងារពីចម្ងាយជាមួយឯកសារ;
• ប្រើមូលដ្ឋានទិន្នន័យសម្រាប់រក្សាទុកទិន្នន័យ;
• ការងារជាបន្តបន្ទាប់ជាមួយ EDS;
• សន្ដិសុខតាមរយៈការវិញ្ញាបនប័ត្រ, លេខកូដ, និងផ្ទាល់ខ្លួន។

គុណសម្បត្តិនិងគុណវិបត្តិ

ផ្លាស់ប្តូរទៅ EDS មានគុណសម្បត្តិច្រើនជាងគុណវិបត្តិ។ ទោះយ៉ាងណាគម្រោងរៀបចំឱ្យបានត្រឹមត្រូវអាចបំផ្លាញគុណសម្បត្តិទាំងអស់នៃស្វ័យប្រវត្តិកម្ម។ គ្រាប់បាល់បញ្ចូលទីការអនុវត្ត EDMS គួរត្រូវបានសម្រេចបាន។ អត្ថប្រយោជន៍រួមមាន:

• កណ្តាលនៃការពផ្ទុករចនាសម្ព័ន្ធ!
• វិធីសាស្រ្តដូចគ្នាទៅនឹងការបង្កើតនិងដំណើរការនៃឯកសារ;
• ប្រើពុម្ព;
• ស្វែងរក;
• ការចូលដំណើរការសវនកម្ម។

គុណវិបត្តិគឺការចំណាយខ្ពស់និងមានការងារដំបូងនៅលើបណ្តុះបណ្តាអ្នកប្រើយ៉ាងល្អិតល្អន់។

ដំណើរការដោះស្រាយឯកសារ

ឯកសារអេឡិចត្រូនិ EDMS ឆ្លងកាត់ចំនួននៃដំណាក់កាលមួយនៅក្នុងវគ្គសិក្សាដែលបានផ្ដល់ទៅឱ្យឯកសារត្រូវបានលក្ខណៈសម្បត្តិមួយចំនួន។ ដំណើរការត្រូវបានអនុវត្តទាំងពីរដោយដៃនិងដោយស្វ័យប្រវត្តិ។ ក្នុងសំណុំរឿងក្តីនេះជាលើកទីពីរ:

• លក្ខខណ្ឌនៃការផ្លាស់ប្តូររវាងដំណាក់កាលនេះ;
• ការបំបែកនៃផ្លូវនេះ;
• វដ្តដំណើរការ;
• រត់រង, កម្មវិធីកំណត់ពេលនីតិវិធីដំណើរការ;
• តួនាទីអ្នកប្រើដែលបានកំណត់។

ប្រភេទនៃការព្យាបាល:

• បង្កើតឯកសារមួយ។
• ការកែសម្រួល។
• ការប្តូរឈ្មោះ។
• ការផ្លាស់ប្តូរ។
• ការសន្សំ។
• ការបង្កើតលិបិក្រម។
• លុប។

EDS លើការចំណាយ

លំហូរការងារពេញមិនអាចធ្វើប្រតិបត្តិការដោយគ្មានអាជ្ញាប័ណ្ណម៉ាស៊ីនបម្រើមួយ, បណ្តុះបណ្តាប្ដូរតាមបំណងពេញលេញនិងអ្នកប្រើប្រាស់ទាំងអស់។ គ្នានៃធាតុទាំងនេះតម្រូវឱ្យមានការចំណាយសាច់ប្រាក់ធំ។ លើសពីនេះទៀតយើងមិនគួរភ្លេចអំពីការធ្វើសមាហរណកម្មនៃប្រព័ន្ធផ្សេងទៀតជាមួយ EDS, ធ្វើឱ្យទាន់សម័យមូលដ្ឋានទិន្នន័យនិងកម្មវិធី, ការគាំទ្រផ្នែកបច្ចេកទេសនិងសេវាកម្មប្រឹក្សាយោបល់ផ្សេងទៀតដើម្បីគាំទ្រដល់ការចំណាយ។

ការអនុវត្តន៍ SED

គម្រោងនេះអាចនឹងចំណាយពេលជាច្រើនខែ។ ដំណើរការនេះអាស្រ័យលើចំនួនទឹកប្រាក់នៃដំណើរការឯកសារនិងសមត្ថភាពហិរញ្ញវត្ថុនិងធនធានសា្ថាប័ន។ ការអនុវត្ដន៍ត្រូវបានអនុវត្តនៅលើក្បួនដោះស្រាយដូចជា:

• ការបង្កើតក្រុមការងារមួយ, ការប្តេជ្ញាចិត្តនៃក្បាលនេះ;
• និយមន័យនៃគោលដៅនិងគោលបំណង;
• ការត្រួតពិនិត្យនៃដំណើរការឯកសារដែលមានស្រាប់;
• ការអភិវឌ្ឍនៃការបច្ចកទស;
• ជម្រើសនៃ EDS;
• ការសន្និដ្ឋាននៃកិច្ចព្រមព្រៀងស្តីពីការអនុវត្ត EDS នេះមួយ;
• ការអភិវឌ្ឍនិងការអនុម័តបទប្បញ្ញត្តិនៃការងារ;
• ពិនិត្យមើលការបំពេញដំបូងនៃការថត;
• ការធ្វើតេស្តបឋម EDS;
• បណ្តុះបណ្តាបុគ្គលិក;
• អនុវត្តការធ្វើតេស្តនៃការ EDS នេះ;
• ការវិភាគលទ្ធផលនៃការប្រតិបត្ដិការធ្វើតេស្តនេះ;
• ការកែកំហុស;
• ការអនុវត្តពេញលេញនៃ SED នេះ។

សេចក្តីណែនាំនៃកំហុស

យកចិត្តទុកដាក់ជាពិសេសគួរតែត្រូវបានបង់ទៅឱ្យដំណើរការដែលតម្រូវឱ្យមានវត្តមានរបស់អ្នកនៃឯកសារក្រដាសមួយ។ នេះជាកំហុសចម្បង - នេះគឺជាការចម្លងនៃឯកសារក្រដាសអេឡិចត្រូនិនេះ។ នេះស្មុគស្មាញការងារនិងឥរិយាបថអវិជ្ជមានទៅនឹងបណ្តាលស្វ័យប្រវត្តិកម្ម។ ចំពោះការអនុវត្តនៃកិច្ចការដែលគ្មាននរណាម្នាក់បង់ពីរនេះ។ យើងត្រូវការដើម្បីសាងសង់ដំណើរការដោយស្វ័យប្រវត្តិដោយមិនចម្លង។ នេះជាកំហុសជាលើកទីពីរ - unpreparedness របស់បុគ្គលិក។ ភាគច្រើនជាញឹកញាប់ដំណើរការថ្មីត្រូវបានដឹងថាជាមួយនឹងការប្រទូសរ៉ាយ។ ដូច្នេះយើងត្រូវតែពន្យល់ដល់បុគ្គលិកមូលហេតុដែលត្រូវបានណែនាំ sed ដូច្នេះពួកគេចេតនាបានទៅដំណើរការបណ្តុះបណ្តា។

បច្ចេកវិទ្យាការផ្ទុកឯកសារ

ឯកសារអេឡិចត្រូនិ EDS មានរួមបញ្ចូលទាំងគុណលក្ខណៈដែលមានមូលដ្ឋាននៅលើដែលត្រូវបានស្វែងរកនោះការបែងចែកប្រភេទនេះនិងការដាក់ជាក្រុមនៃការសាងសង់របាយការណ៍។ ពេលខ្លះឯកសារត្រូវបានបង្កើតពីពុម្ពមួយ, ពេលខ្លះ - ដោយការផ្ទេរទិន្នន័យពីមូលដ្ឋានទិន្នន័យ។ គុណលក្ខណៈដែលត្រូវបានរក្សាទុកក្នុងតារាង។ ឯកសារខ្លួនវាត្រូវបានដាក់នៅក្នុងថតការផ្ទុកព័តមានពីវា - នៅក្នុងថតមូលដ្ឋានទិន្នន័យ។ ចូលដំណើរការទិន្នន័យដែលត្រូវបានទទួលតែអ្នកប្រើប្រព័ន្ធ EDMS ។

ស្កេនស្ទ្រីមជាអ្វី?

ហូរឯកសារដំណើរការតាមពីក្រោយដោយការដាក់គំរូនៅក្នុងការនៃឯកសារដែលបានសម្រេចបានដោយប្រើម៉ាស៊ីនស្កេន។ ក្នុងអំឡុងពេលដំណើរការស្កេននេះអាចបង្កើតដោយស្វ័យប្រវត្តិលេខកូដលើឯកសារនិងការចុះឈ្មោះរបស់ខ្លួននៅក្នុងមូលដ្ឋានទិន្នន័យមួយហើយបន្ទាប់មកផ្តោតជាសំខាន់នៅលើផ្លូវដែលបានផ្តល់ឱ្យ។

OCR

ប្រព័ន្ធគ្រប់គ្រងអេឡិចត្រូនិ DMS ឯកសារនេះជារូបភាពអេឡិចត្រូនិបម្លែងឯកសារក្នុងនៃទ្រង់ទ្រាយរូបថត JPEG ឬទ្រង់ទ្រាយអត្ថបទ។ វាប្រើកម្មវិធីពិសេសជាកម្មវិធីឈរតែឯងនិងបានរួមបញ្ចូលនៅក្នុងការ SED ESCOM.BPM ។ ESCOM.BPM ជាអ្វី? ការទទួលស្គាល់នេះឯកសារកម្មវិធី, ពុម្ពអក្សរផ្សេងគ្នាជាមួយនឹងការវាយបញ្ចូល។ វាគួរតែត្រូវបានកត់សម្គាល់ផងដែរថាកម្មវិធីឯករាជ្យមានលក្ខណៈពិសេសបន្ថែមទៀតនិងសូម្បីតែការទទួលស្គាល់អត្ថបទដែលបានសរសេរដោយដៃ។

លេខកូដ

បច្ចេកវិទ្យានេះផ្តល់នូវសំណុំនៃនីតិវិធីក្នុងការបង្កើតនិងកម្មវិធីនៃកូដរបារក្រាហ្វិកនៅលើឯកសារ។ មួយលេខកូដតែមួយគត់ត្រូវបានបង្កើតតាមរយៈម៉ាស៊ីនបម្រើប្រព័ន្ធ។ លោកបានផ្តល់នូវការសម្រាប់ការកំណត់អត្តសញ្ញាណនៃឯកសារស្វែងរករហ័សរបស់ខ្លួននៅលើមូលដ្ឋាននៃតំបន់ចែកចាយនិងផ្ទុក។ នៅពេលដែលការចុះឈ្មោះឯកសារត្រូវបានបោះពុម្ពនៅលើស្លាកសញ្ញានៃលេខកូដដែលទាក់ទងទៅនឹងគ្រឿងសម្គាល់កាតអេឡិចត្រូនិនេះ។ គាត់ត្រូវបានស្អិតជាប់ជាមួយនឹងកំណែក្រដាសនៃឯកសារ។

EDS

ហត្ថលេខាឌីជីថលដើម្បីផ្ទៀងផ្ទាត់ភាពត្រឹមត្រូវអនុញ្ញាតឱ្យឯកសារនិងទិន្នន័យនៃការមិនប្រែប្រួល។ ការចុះហត្ថលេខានេះត្រូវបានធ្វើរួចដោយប្រើកម្មវិធីគ្រីបទាំងនេះនិងគ្រាប់ចុច - វិញ្ញាបនបត្រ។ ក្រោយមកទៀតគឺឯកសារជាទ្រង់ទ្រាយពិសេសមួយដែលបង្កើតឡើងវិញនៅកណ្តាលនៃបញ្ហាអាជ្ញាប័ណ្ណនេះ។ ដើម្បីធានាសុវត្ថិភាពនៃពនេះគួរតែត្រូវបានរក្សាទុកវិញ្ញាបនបត្រនៅលើកាតឬកូនសោខ្ញុំ-Token ចំនួន។ ពួកគេត្រូវបានការពារដោយលេខសម្គាល់កូដ។ ប្រសិនបើមានលេខកូដសម្ងាត់ដែលត្រូវបានបញ្ចូលច្រើនដងខុសហើយបន្ទាប់មកវិញ្ញាបនបត្រត្រូវបានទប់ស្កាត់ដោយស្វ័យប្រវត្តិ។

អត្ថបទពេញលេញនិងការស្វែងរកគុណលក្ខណៈ

ការស្វែងរកគុណលក្ខណៈត្រូវបានអនុវត្តដោយប្រើសំណុំបែបបទពិសេសនៃតម្លៃជាច្រើននៃវាលកាត។ ឧទាហរណ៍ "គូ" លក្ខណៈវិនិច្ឆ័យផ្តល់នូវទិន្នន័យស្វែងរកនៅក្នុងវាល "ទទួល" ឬ "អ្នកផ្ញើ" នេះ។ ប្រព័ន្ធនេះបើប្រៀបធៀបទៅនឹងលក្ខណៈវិនិច្ឆ័យដែលបានបញ្ចូលពីទិន្នន័យនៅក្នុងកាតនិងរក្សាទុកលទ្ធផលនៅក្នុងកាតទាំងនោះដែលបានការចៃដន្យនោះទេ។ ការស្វែងរកនេះត្រូវបានអនុវត្តយកទៅក្នុងគណនីជាក់លាក់ឬផ្នែកការប្រកួតនេះ។

ការស្វែងរកអត្ថបទពេញត្រូវបានអនុវត្តបើយោងតាមទិន្នន័យក្នុងឯកសារនេះរួមទាំងពាក្យតាមរយៈឧបករណ៍ទម្រង់មូលដ្ឋានទិន្នន័យដែលបានកសាងឡើងនៅក្នុងដូចជា MS SQL មួយម៉ាស៊ីនបម្រើ, Oracle ។ សម្រាប់ឯកសារការស្វែងរកពេញលេញគួរតែត្រូវបានបញ្ចូលទៅក្នុងមូលដ្ឋានទិន្នន័យក្នុងទ្រង់ទ្រាយឯកសារ (DOC) តារាង (XLS), បទបង្ហាញរាយការណ៍។