ច្បាប់, អនុលោមតាមច្បាប់
តម្រូវការសម្រាប់ប័ណ្ណសារ។ ច្បាប់ជាមូលដ្ឋាននៃបណ្ណសាររបស់អង្គការ
បណ្ណសារអាចមានជាផ្នែករងនៃរចនាសម្ព័ន្ធដាច់ដោយឡែកមួយរបស់អង្គការឬជាផ្នែកសំខាន់នៃការងារការិយាល័យ។ វាអាស្រ័យលើកម្រិតនៃលំហូរការងារដែលមានស្រាប់។
របៀបរៀបចំវា
ការបង្កើតបណ្ណសារនៃសហគ្រាសឬអង្គការណាមួយតម្រូវឱ្យមានការអនុវត្តសំណុំសកម្មភាពជាក់លាក់មួយ:
- វានឹងចាំបាច់ក្នុងការជ្រើសរើសបន្ទប់ផ្ទុកសមស្របសម្រាប់ឯកសារនិងរៀបចំវាអោយបានត្រឹមត្រូវ។
- ការយកចិត្តទុកដាក់គួរត្រូវយកទៅបង្កើតលក្ខខណ្ឌបែបនោះដែលនឹងត្រូវគ្នាទៅនឹងបទដ្ឋាន។
- វាមានសារៈសំខាន់ក្នុងការបំពាក់វាពីចំណុចបច្ចេកទេសនៃការមើល - ដើម្បីទិញនិងដំឡើងឧបករណ៍ចាំបាច់សម្រាប់ប័ណ្ណសារ។
- អ្នករក្សាទុកឯកសារត្រូវរៀបចំនីតិវិធីសម្រាប់ការរៀបចំប័ណ្ណសារឯកសារសំខាន់ៗទាំងអស់។
- ក្របខ័ណ្ឌបទបញ្ញត្តិនៃអង្គភាពនេះគួរតែត្រូវបានបង្កើតនិងអនុម័ត។
ការអនុវត្តវិធានការទាំងនេះធានានូវការរក្សាទុកឯកសារប័ណ្ណសារនិងការថែទាំរបស់ពួកគេនៅក្នុងរដ្ឋដែលត្រូវការ។
តើនរណាជាបណ្ណសារ?
ហើយតើតម្រូវការអ្វីខ្លះសម្រាប់បុគ្គលិកទាំងនោះដែលនឹងរៀបចំបណ្ណសារនិងការរក្សាទុកឯកសារបន្ថែមទៀត? តើតំណែងរបស់អ្នកថែរក្សារបស់ពួកគេនិងឧទាហរណ៍ស្មៀនឬស្មៀនអាចត្រូវបានបញ្ចូលគ្នាបានទេ?
Archivist គឺជាអ្នកឯកទេសដែលមានភារកិច្ចរៀបចំសកម្មភាពបណ្ណសារ។ ដើម្បីសុវត្ថិភាពឯកសារដែលប្រគល់ឱ្យគាត់គាត់ជាអ្នកទទួលខុសត្រូវទាំងស្រុង។ ការងាររបស់គាត់គឺមិនអាចទៅរួចទេបើសិនជាគ្មានការអនុញ្ញាតជាក់លាក់មួយឬសូម្បីតែ (ប្រសិនបើចាំបាច់) កម្មសិក្សានៅក្នុងស្ថាប័នបណ្ណសាររដ្ឋ។
មុខងាររបស់វាអាចត្រូវបានផ្ទេរទៅឱ្យបុគ្គលិកផ្សេងទៀតដែលជាការងារក្រៅម៉ោង។ ជាក្បួនភារកិច្ចរបស់បណ្ណសារត្រូវបានចាត់តាំងទៅបុគ្គលិកនិយោជិកម្នាក់ៗក្នុងករណីដែលទំហំនៃឯកសារដែលដាក់ចូលមានទំហំធំល្មម។ នៅក្នុងអង្គការធំតារាងបុគ្គលិកផ្តល់នូវការបង្ហោះដាច់ដោយឡែកសម្រាប់គោលបំណងនេះ។ ក្នុងករណីដូចគ្នាការណែនាំជាផ្លូវការត្រូវបានគូសបញ្ជាក់ពីប្រភេទនៃការងារដែលត្រូវបានប្រគល់ឱ្យអ្នកបណ្ណសារក៏ដូចជាភារកិច្ចនិងសិទ្ធិរបស់គាត់។
រឿងសំខាន់គឺលំដាប់
ករណីនៅក្នុងបណ្ណសាររបស់អង្គការត្រូវបានបញ្ជូនតាមកាលវិភាគដែលបានរៀបចំពិសេស។ ការចងក្រងរបស់វាគួរត្រូវបានសំរបសំរួលជាមួយក្បាលនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ននីមួយៗដែលត្រូវផ្ទេរឯកសារនិងត្រូវបានអនុម័តដោយអ្នកបណ្ណសារ។ ដោយហេតុថាឯកសារការងារនៅក្នុងប័ណ្ណសារមិនត្រូវបានរក្សាទុកតែត្រូវបានប្រើជាទៀងទាត់វាចាំបាច់ត្រូវកំណត់ពីច្បាប់សម្រាប់ការចេញផ្សាយរបស់ពួកគេ (បើចាំបាច់) យោងតាមពាក្យសុំដែលបានដាក់ជូនដោយនិយោជិតរបស់អង្គការក៏ដូចជាភាគីពាក់ព័ន្ធភាគីទីបី។
ការចេញឯកសារត្រូវតែកត់សម្គាល់នៅក្នុងសៀវភៅចុះឈ្មោះជាក់លាក់។ ដើម្បីដំណើរការដំណើរការនេះមានការបញ្ជាទិញដែលជាតម្រូវការសម្រាប់ការផ្ទេរករណីសម្រាប់នីតិវិធីនៃការប្រើជាបណ្តោះអាសន្នទៅអង្គការខាងក្រៅ (ក្នុងចំណោមអ្នកដទៃទៀតពួកគេអាចនឹងរួមបញ្ចូលការិយាល័យរបស់ព្រះរាជអាជ្ញានិងតុលាការ) ។ ឯកសារត្រូវបានចេញសម្រាប់រយៈពេលមួយខែដល់និយោជិករបស់ខ្លួននិងរហូតដល់ទៅបីខែដើម្បីតំណាងនៃរចនាសម្ព័ន្ធខាងក្រៅ។
ច្បាប់ជាមូលដ្ឋាននៃបណ្ណសាររបស់អង្គការ
បណ្ណសារដំណើរការក៏ដូចជាផ្នែករងតាមរចនាសម្ព័ន្ធណាមួយដោយឈរលើមូលដ្ឋាននៃបទបញ្ជាពិសេសដែលត្រូវបានអនុម័តដោយអ្នកគ្រប់គ្រង។ បុគ្គលិករបស់គាត់គោរពតាមការពិពណ៌នាការងាររបស់ខ្លួននៅក្នុងការងាររបស់ពួកគេ។ បទបញ្ជាដែលត្រូវបានអនុម័តនៅសហគ្រាសបង្កើតគោលការណ៍មូលដ្ឋានសម្រាប់ប្រតិបត្តិការបណ្ណសាររបស់អង្គការ (ស្ថានភាពមុខងារមុខងារវាស់វែងសិទ្ធិនិងការទទួលខុសត្រូវនិងសមាសភាពឯកសារចាំបាច់) ។ ភារកិច្ចចម្បងរបស់វារួមមាន:
- ដើម្បីបំពេញបណ្ណសារជាមួយឯកសារដែលមានសមាសភាពត្រូវបានរាយនៅក្នុងផ្នែកដាច់ដោយឡែកនៃបទបញ្ជានេះ។
- រក្សាទុកកំណត់ត្រាសម្ភារៈនិងធានាសុវត្ថិភាពរបស់ពួកគេ។
- បង្កើតឧបករណ៍វិទ្យាសាស្រ្តនិងសេចក្ដីយោងទៅឯកសារដែលមាន។
- អនុញ្ញាតឱ្យធ្វើនីតិវិធីសម្រាប់ការប្រើឯកសារបណ្ណសារ។
ប្រសិនបើអង្គការមានឯកសារដែលអាចទាក់ទងទៅនឹងមូលនិធិបណ្ណសាររបស់សហព័ន្ធរុស្ស៊ីបន្ទាប់មករៀបចំនិងផ្ទេរទិន្នន័យទាំងនោះសម្រាប់ការរក្សាទុកអចិន្រ្តៃយ៍ទៅឃ្លាំងរដ្ឋគឺជាភារកិច្ចខាងក្រៅនៃអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធនេះ។
មុខងាររបស់វា
មុខងារនៃប័ណ្ណសារតាមប្រព័ន្ធជាលំដាប់ពីភារកិច្ចដែលបានកំណត់ទៅវា។ តួសំខាន់ៗមានដូចខាងក្រោមៈ
- ថែរក្សាបញ្ជីនៃប្រភពនៃការទិញផ្ទាល់ខ្លួនរបស់អ្នកពោលគឺអង្គការឬអង្គភាពតាមលំដាប់។
- ទទួលបានពីពួកគេនៅក្នុងឯកសារសំណុំបែបបទសណ្តាប់ធ្នាប់សម្រាប់ការផ្ទុក។
- យកទៅក្នុងគណនីសម្ភារៈទទួលបាននិងធានាបាននូវសុវត្ថិភាពពេញលេញរបស់ពួកគេ។
- បង្កើតនិងថែរក្សាប្រព័ន្ធជំនួយទាក់ទងនឹងឯកសារប័ណ្ណសារ។
- ថែរក្សាតួអក្សរពត៌មាននៃការគ្រប់គ្រងនិងគ្រប់រចនាសម្ព័ន្ធនៃអង្គការរបស់ខ្លួន។
- រៀបចំការចេញនិងការប្រើប្រាស់ឯកសារស្របតាមសំណើរបស់បុគ្គលនិងភាគីទីបីដើម្បីយកមកពិចារណានិងវិភាគដំណើរការនៃការប្រើប្រាស់នេះ។
- រៀបចំសេចក្តីថ្លែងការណ៍និងការឆ្លើយតបជាផ្លូវការចំពោះសំណូមពររបស់ប្រជាពលរដ្ឋដែលមានចរិតលក្ខណៈសង្គម។
- ធ្វើសកម្មភាពដើម្បីវាយតម្លៃតម្លៃនៃឯកសារពិសេសមួយរៀបចំនីតិវិធីសម្រាប់ការផ្ទេរពួកវាសម្រាប់ការរក្សាទុកអចិន្រ្តៃយ៍ទៅប័ណ្ណសាររាជធានីឬរដ្ឋ (ក្នុងករណីដែលអង្គការនេះស្ថិតក្នុងចំណោមប្រភពនៃប័ណ្ណសារខាងលើ) ។
- ដើម្បីពិនិត្យមើលភាពត្រឹមត្រូវនៃការចុះបញ្ជីនិងការបង្កើតករណីប័ណ្ណសារនៅក្នុងប្រភពនៃការទិញ - ទាំងនៅក្នុងអង្គភាពតាមលំដាប់លំដោយរបស់វានិងនៅក្នុងអង្គការដទៃទៀត។
- រៀបចំការងារលើការអនុវត្តន៍នាមប័ណ្ណអាជីវកម្មរបស់សហគ្រាស។
- ផ្តល់ជំនួយជាក់ស្តែងនិងវិធីសាស្ត្រក្នុងការធ្វើការជាមួយឯកសារទៅអង្គភាពរចនាសម្ព័ន្ធនីមួយៗ។
- ចូលរួមក្នុងដំណើរការនៃការអភិវឌ្ឍអាជីវកម្មនិងការគ្រប់គ្រងឯកសារ។
- ចូលរួមក្នុងសកម្មភាពដែលត្រូវបានអនុវត្តឡើងក្នុងគោលបំនងលើកកម្ពស់ជំនាញរបស់និយោជិកនិងនិយោជិកនៅក្នុងប័ណ្ណសារទាក់ទងនឹងការគាំទ្រឯកសារនៃការគ្រប់គ្រង។
កន្លែងដែលត្រូវដាក់វា
ឥឡូវនេះសូមពិចារណា, អ្វីដែលជាតម្រូវការសម្រាប់ការដាក់បណ្ណសារ។ អ្វីដែលសំខាន់បំផុតដែលត្រូវយកមកពិចារណានោះគឺថាវាមិនគួរត្រូវបានដាក់នៅក្នុងរចនាសម្ព័ន្ធណាមួយដែលត្រូវបានធ្វើឱ្យខូចខាតអគារដែលធ្វើពីឈើអគារដែលមានមិនត្រឹមតែបរិវេណមូលដ្ឋាននោះទេប៉ុន្តែក៏មានក្រឡាផ្ទាត់ជាមួយបន្ទប់ក្រោមដីក៏ដូចជានៅក្នុងអគារ, មានកំដៅចង្ក្រាន។
ប្រសិនបើនៅលើទាំងមូលរចនាសម្ព័ន្ធត្រូវបានប្រែប្រួលទៅជាការផ្ទុកឯកសារក្រដាសបន្ទប់ដាច់ស្រយាលមួយត្រូវបានបម្រុងទុកចាំបាច់សម្រាប់ប័ណ្ណសារ។
ប្រសិនបើអង្គការរបស់អ្នកមានគម្រោងបង្កើតបណ្ណសារផ្ទាល់ខ្លួននាពេលអនាគតខាងក្រោមអ្នកអាចស្គាល់បញ្ជីតម្រូវការដែលត្រូវយកមកពិចារណាក្នុងដំណើរការរៀបចំ។ ដូច្នេះអ្វីដែលជាតម្រូវការមូលដ្ឋានសម្រាប់បណ្ណសារដែលភារកិច្ចរបស់គេគឺត្រូវរក្សាទុកឯកសារចាំបាច់ទាំងអស់ដោយប្រុងប្រយ័ត្ននិងទុកចិត្ត?
បញ្ជីនៃអ្វីដែលត្រូវតែមាន
- ប័ណ្ណសារ។
- បរិវេណមានបំណងសម្រាប់ការទទួលឯកសារឯកសារផ្ទុកបណ្ដោះអាសន្នរបស់ពួកគេនិងការសម្របសម្រួល។
- បន្ទប់ដែលឯកសារនឹងត្រូវបានប្រើប្រាស់។
- បន្ទប់ធ្វើការ (ឬបន្ទប់) សម្រាប់បុគ្គលិក។
នៅពេលកន្លែងនេះមិនគ្រប់គ្រាន់ ...
ក្នុងករណីដែលតំបន់បណ្ណសារមិនអនុញ្ញាតឱ្យបែងចែកបន្ទប់ជាច្រើនកន្លែងតែមួយគួរតែបែងចែកជាតំបន់ដែលបំបែកដោយភាគ។ តម្រូវការសំខាន់ដែលត្រូវគោរពយ៉ាងតឹងរឹងក្នុងករណីនេះ - ដាច់ឆ្ងាយពីកន្លែងផ្សេងគ្នានៃការផ្ទុកឯកសារនិងធ្វើការជាមួយពួកគេ។
អាគារដាច់ដោយឡែកឬអាគារដែលត្រូវបានសាងសង់ជាហាងឯកសារមួយដែលត្រូវបានប្រើជាប័ណ្ណសារត្រូវតែយកចេញពីវត្ថុដែលមានគ្រោះថ្នាក់នៅក្នុងលទ្ធភាពនៃការឆេះ។ ឧទាហរណ៏នៃការទាំងនេះគឺជាកន្លែងចតរថយន្ត, ស្ថានីយ៍ឧស្ម័នឬយានដ្ឋាន។ នៅក្នុងទីតាំងបន្ទាន់នៃអគារឬទីតាំងនៃបណ្ណសារនេះមិនគួរមានវត្ថុដែលជាប្រភពនៃការបំពុលខ្យល់ទេ។
តាមឧត្ដមគតិបណ្ណសារគួរតែស្ថិតនៅក្នុងអគារដាច់ដោយឡែកមួយដែលត្រូវបានរចនាឡើងសម្រាប់អគារនេះតែប៉ុណ្ណោះដែលត្រូវបានកសាងឡើងស្របតាមច្បាប់និងបទប្បញ្ញត្តិចាំបាច់ទាំងអស់។ ប៉ុន្តែជាអកុសលភាពជាក់ស្ដែងកំណត់លក្ខខណ្ឌរបស់ខ្លួនហើយក្នុងអង្គការភាគច្រើនឯកសារត្រូវបានរក្សាទុកនៅក្នុងបរិវេណដែលមានរួចហើយត្រូវបានបម្លែងនិងសម្របខ្លួនតាមគោលបំណងទាំងនេះ។
អ្វីដែលច្បាប់និយាយ
ចូរស្វែងយល់ពីតម្រូវការបទបញ្ញត្តិសម្រាប់អគារនិងបរិវេណនៃប័ណ្ណសារ។ ពួកគេមានដូចខាងក្រោម:
- អគារនេះដែលជាកន្លែងដែលត្រូវបានគេសន្មត់ថាមានកន្លែងស្តុកទុកនាពេលអនាគតត្រូវតែចាត់ទុកថាជារដ្ឋបាលមួយ។ វាត្រូវបានហាមឃាត់យ៉ាងតឹងរឹងដើម្បីដាក់បណ្ណាសារដែលជាកន្លែងសេវាកម្មម្ហូបអាហារ, ហាងលក់អាហារមានទីតាំងស្ថិតនៅ, សារធាតុពីប្រភេទនៃភ្លើងឆេះនិងឈ្លានពានត្រូវបានរក្សាទុកនិងបច្ចេកវិទ្យាគីមីត្រូវបានប្រើ។
- វាមិនអាចទៅរួចទេក្នុងការដាក់វានៅក្នុងបន្ទប់ដែលមិនមានកំដៅនិងកន្លែងដែលមិនតម្រូវឱ្យមានអនាម័យនិងអនាម័យ។ ភាពមិនអាចទទួលយកបាននៃអាគារបណ្ណាល័យដែលមានជូរចត់ត្រូវបានរៀបរាប់ខាងលើ។
- វាមានសារៈសំខាន់ជាពិសេសដើម្បីអនុលោមទៅតាមតម្រូវការភ្លើងសម្រាប់ការដាក់ប័ណ្ណសារ។ សុវត្ថិភាពរបស់វាចំពោះអគ្គីភ័យដែលអាចកើតមានគឺជាលក្ខខ័ណ្ឌដ៏សំខាន់បំផុតមួយសម្រាប់ការទុកដាក់ឯកសារ។ នៅខែមករាឆ្នាំ 2009 ក្រសួងវប្បធម៌នៃប្រទេសរុស្ស៊ីតាមលំដាប់លេខ 3 បានអនុម័តនូវតម្រូវការបទប្បញ្ញត្តិជាច្រើនដែលមានចែងនៅក្នុងច្បាប់ពិសេសអំពីសុវត្ថិភាពអគ្គីភ័យសម្រាប់បណ្ណសាររដ្ឋនិងក្រុងនៃសហព័ន្ធរុស្ស៊ី។ នៅពេលអ្នករក្សាទុកឯកសារមួយបទបញ្ជានេះត្រូវធ្វើយ៉ាងតឹងរ៉ឹង។
- ការសាងសង់អាគារត្រូវតែធានាថាទឹកមិនអាចជន់លិចបានទេ។ បន្ទប់ត្រូវមានច្រកចេញ។ ក្នុងករណីណាក៏ដោយវាអាចឆ្លងកាត់វាជាបំពង់សំខាន់ (ទឹកឬឧស្ម័ន) ។
តើអាចដាក់ប័ណ្ណសារនៅក្នុងបន្ទប់ក្រោមដីបានទេ?
វាជាការផ្តល់ដំបូន្មានយ៉ាងខ្លាំងដែលមិនត្រូវដាក់ឧបករណ៍ផ្ទុកក្នុងបន្ទប់ក្រោមដីជាន់ក្រោមឬដើម្បីបំពាក់សម្ភារៈបរិយាកាសឡើងវិញ។
ក្នុងករណីចាំបាច់ចាំបាច់ត្រូវមានករណីលើកលែងចំពោះច្បាប់នេះ។ ពួកគេត្រូវបានគេយកនៅពេលដែលបន្ទប់ក្រោមដីស្ងួតនិងមានកំដៅបានបំពាក់ដោយខ្យល់អាកាសសិប្បនិម្មិតមានសមត្ថភាពផ្តល់ការផ្លាស់ប្តូរខ្យល់ពីរឬបីដងក្នុងរយៈពេលមួយម៉ោង។ បណ្ណសារនៅជាន់ខាងលើឬបន្ទប់ក្រឡឹងគឺអាចធ្វើបានលុះត្រាតែរបបសីតុណ្ហភាពនិងសំណើមត្រូវបានធានា។
មានសារៈសំខាន់ខ្លាំងណាស់គឺតម្រូវការសម្រាប់ការដាក់ប័ណ្ណសារដោយគោរពតាមឧបករណ៍ខ្សែ។ វាត្រូវតែបិទដោយមានរន្ធដោតរន្ធ។ ខ្សែឧបករណ៍អេឡិចត្រូនិចចល័តត្រូវបានផ្គត់ផ្គង់ជាមួយអ៊ីសូឡង់កៅស៊ូ។ អ្នកមិនអាចមាន storehouse នៃទូទៅឬជាន់ប្តូរនៅក្នុងបរិវេណ។
វត្ថុធាតុដើមដែលមិនមែនជាធូលីនិងមិនមែនជាសំណល់ត្រូវបានគេជ្រើសរើសជាសម្ភារសំណង់សម្រាប់ការបញ្ចប់ការផ្ទុកបណ្ណសារ។ ប្រព័ន្ធពន្លត់អគ្គីភ័យគួរតែត្រូវបានបំពាក់ដោយមធ្យោបាយអព្យាក្រឹត្យសុវត្ថិភាពសម្រាប់ឯកសារ។ វាមិនត្រូវបានអនុញ្ញាតឱ្យប្រើភ្លើងនៅក្នុងកន្លែងផ្ទុកដើម្បីបើកឧបករណ៍កំដៅឬដាក់វត្ថុបរទេស។
សរុបសេចក្តីចូរយើងសន្និដ្ឋាន
បន្ទាប់ពីបាននាំយកតំបន់ដែលបានជ្រើសចូលទៅក្នុងការអនុលោមតាមតម្រូវការទាំងអស់ខាងលើសម្រាប់ការបណ្ណសារការសម្រេចចិត្តចុងក្រោយត្រូវបានធ្វើឡើងថាតើវាជាការសមរម្យឬមិនអាចប្រើបាន។ ការសម្រេចចិត្តបែបនេះអាចធ្វើទៅបានបន្ទាប់ពីត្រួតពិនិត្យជាមួយនឹងអធិការកិច្ចផ្នែកអនាម័យនិងអេពីដេមីនិងការត្រួតពិនិត្យអគ្គីភ័យ។ បណ្ណសារអាចត្រូវបានដាក់នៅកន្លែងដែលវាត្រូវបានគ្រោងទុកតែបន្ទាប់ពីនីតិវិធីសម្រាប់ការពិនិត្យមើលលម្អិត។
គោលបំណងរបស់វាគឺដើម្បីបញ្ជាក់ពីភាពធន់ទ្រាំនឹងអគ្គីសនីនៃបន្ទប់និងកំណត់កំរិតត្រឹមត្រូវដើម្បីពិនិត្យមើលរចនាសម្ព័ន្ធសំខាន់ៗសម្រាប់ភាពរឹងមាំដើម្បីផ្ទៀងផ្ទាត់ភាពរឹងមាំនៃកំរាលឥដ្ឋរវាងជាន់នៅក្នុងបន្ទុកនៃការផ្ទុកមានសក្តានុពល (ឧបករណ៍សម្រាប់ប័ណ្ណសារនិងទម្ងន់នៃឯកសារដែលរក្សាទុក) ពិនិត្យមើលភាពអាចរកបាននិងស្ថានភាពបច្ចុប្បន្ននៃប្រព័ន្ធខ្យល់និងកំដៅ។
អ្នកតំណាងអង្គការ (ជាធម្មតាបុគ្គលិកនៃប័ណ្ណសារនាពេលអនាគត) និងបុគ្គលិកនៃសេវាកម្មពាក់ព័ន្ធទាំងអស់ដូចជាការសាងសង់អគ្គីភ័យសន្តិសុខជាដើមចូលរួមក្នុងសវនកម្ម។ លទ្ធផលនៃការប្រឡងនេះត្រូវបានឆ្លុះបញ្ចាំងនៅក្នុងរបាយការណ៍ចុងក្រោយ។
Similar articles
Trending Now